Электронная подпись

Широкое использование электронной подписи (ЭП) продиктовано стремительным развитием информационных технологий и, как следствие, переводом документов в электронный вид, а также необходимостью удостоверять подлинность и достоверность этих документов (договоров, заявлений, писем и т.п.).

Что такое ЭП?

Согласно закону №63-ФЗ "Об электронной подписи": Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
 

ЭП могут использовать предприятия любой организационной формы (коммерческие организации, госструктуры, частные предприниматели) или частные лица.

 

Различают три вида электронных подписей:
— простая (создается с использованием паролей и кодов; позволяет подтвердить авторство документа, но не защищает от внесения изменений);
— усиленная неквалифицированная или неквалифицированная (создается с помощью различных криптографических средств; позволяет определить как автора документа, так и наличие изменений с момента подписания);
— усиленная квалифицированная или квалифицированная (для её создания используются сертифицированные в ФСБ средства криптографической защиты данных, указанные в положении об электронной подписи).

 

Электронная подпись документа – это специальный реквизит документа, подтверждающий лицо, которое подписало данный документ и позволяющий защищать документ от подлога и несанкционированных изменений. ЭП - аналог личной подписи.


Для обеспечения юридически значимого документооборота между организациями в большинстве случаев используются усиленные электронные подписи (квалифицированные или неквалифицированные). Усиленная ЭП состоит из двух ключей – открытого (необходим для проверки достоверности электронной подписи договора) и закрытого, известного исключительно владельцу ЭП (предназначен для формирования электронной подписи документа).

 

Преимущества квалифицированной ЭП

Использование квалифицированной электронной подписи даёт ряд преимуществ:

  1. юридическую силу любого электронного документа или отчёта (минимизация правовых рисков);
  2. контроль достоверности документа;
  3. контроль целостности документа;
  4. контроль авторства документа;
  5. контроль времени подписания документа;
  6. минимизация материальных и временных расходов на формирование, обмен и хранение документов;
  7. унификация обмена электронными документами.

Следует отметить, что подписанные ЭП документы имеют юридическую силу даже после истечения срока действия самого сертификата.

ЭП: как и где получить?

Для получения квалифицированной электронной подписи необходимо обратиться в аккредитованный центр. Оказать подобные услуги может компания "ИРС". Наши специалисты помогут клиентам заполнить заявку и собрать документы для электронной подписи.

Юридическим лицам следует предоставить в "ИРС":

  1. Выписку из ЕГРЮЛ, заверенную ИФНС;
  2. Документы компании (устав, бумаги о гос.регистрации, сведения о налоговом учете, решение о возложении обязанностей на руководителя и создании юр.лица);
  3. Удостоверяющий личность руководителя документ;
  4. Анкету-заявку юр.лица на получение ЭП и карты партнера.

Для физических лиц закон об электронной цифровой подписи (электронной подписи) также предусматривает подачу выписки из ЕГРЮЛ, заверенной ИФНС, а также:

  1. Свидетельство о регистрации;
  2. Уведомление о постановке на налоговый учет;
  3. Удостоверение личности;
  4. Анкета-заявка и карта партнера.

Применение электронной подписи

Электронная подпись документа, подтверждающая авторство и обеспечивающая его защиту, применяется в различных сферах, например:

  1. Для ведения электронного документооборота (как внутреннего, так и между организациями);
  2. Для сдачи электронной отчетности организации;
  3. Для получения госуслуг (с помощью ЭП граждане РФ могут заверять поданные в электронном виде документы, заявления и письма);
  4. Для участия в различных электронных торгах;
  5. Для арбитражных судов (полученные по факсу или электронной связи, подписанные электронные документы относятся к письменным доказательствам);
  6. Для документооборота с физическими лицами (электронные акты приема/сдачи и т.д.).

 

Как подписывать документы электронной подписью?

Работа с электронной подписью может осуществляться через приложения Microsoft Office (чаще всего это Word, Excel). При этом для адекватного использования электронной подписи не требуется никаких особых знаний или навыков. Достаточно выбрать в меню "Сервис/Параметры" и перейти во вкладку "Безопасность". После нажатия кнопки "Цифровые подписи" пользователю следует нажать "Добавить" и в появившемся окне выбрать нужный сертификат электронной подписи.

Личная ЭП устанавливается в конце электронного документа по завершении его редактирования. После чего на основании секретного ключа и содержимого файла путем криптографических преобразований формируется число, являющееся уникальной цифровой подписью для этого документа. Это число добавляется в конец данного файла (договора, письма, акта) или записывается в отдельный файл. В такую ЭП обычно вносятся имя файла с открытым ключом, сведения об авторе документа, дате подписи.
 

Проверка электронной подписи

Проверить цифровую подпись можно через обратные криптографические изменения при помощи открытого ключа с использованием специализированного программного обеспечения.

Если после создания цифровой подписи, пользователь отредактирует документ, проверка электронной подписи покажет, что ЭП недействительна. Чтобы избежать этого, следует удалить ЭП перед редактированием файла, а после внесения корректировок подписать документ снова.

Проверка корректности электронной подписи осуществляется специальным программным обеспечением при наличии сертификата открытого ключа электронной подписи и наличии канала связи до удостоверяющего центра, выдавшего сертификат. Это касается даже внутреннего документооборота предприятия (в таких случаях, можно обратиться во внешний удостоверяющий центр).

Для получения ЭП, а также в дальнейшем с вопросами по ее использованию, вы можете обращаться к специалистам нашей компании.